اسناد مردم را با کپی امضا رسمی می‌کنند!

به گزارش بولتن نیوز به نقل از تسنیم، یکی از ملزومات رسمی شدن اسناد رسمی تنظیم شده در دفاتر اسناد، ثبت امضای سردفتر است که به‌معنای اجرای قانونی و اصولی تشریفات انتقال اموال منقول و غیرمنقول محسوب می‌شود و تضمین اعتبار سند رسمی است. در حقیقت ثبت امضای سردفتر بر اسناد رسمی یکی از اصولی‌ترین گام‌ها در فرایند تنظیم و ثبت اسناد رسمی در دفاتر اسناد رسمی است و در ایران این وظیفه به عنوان یکی از پایه‌های نظام حقوقی و ثبت معاملات رسمی اهمیت ویژه‌ای دارد و امضای سردفتر به معنای تأیید نهایی و کامل اسناد، صحت اطلاعات و انجام تمام تشریفات قانونی مرتبط با تنظیم و ثبت اسناد و شرط لازم برای رسمیت بخشیدن به این اسناد است.

از سوی دیگر، موضوع امضای اسناد توسط شخص سردفتر تکلیفی است که در ماده 34 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی نیز مقرر شده است.

نقش کلیدی امضای سردفتر در تضمین امنیت معاملات و صحت اسناد رسمی

چند نکته کلیدی در مورد اهمیت این امضا عبارتند از: احراز هویت طرفین معامله، احراز صحت جهت و موضوع مورد معامله و تبادل مبلغ و تأیید اسناد غیر مالی.

اهمیت این امضا از این قرار است که قبل از ثبت و امضای هر سند رسمی، سردفتر موظف به احراز هویت معامله‌کنندگان است. این کار با استفاده از مدارک شناسایی رسمی انجام می‌شود و برای اطمینان از عدم وجود جعل یا تقلب در اسناد ضروری است. سردفتر موظف است تا تمامی جزئیات معامله از جمله موضوع و شرایط معامله را بررسی و اطمینان حاصل کند که مبلغ و شرایط دیگر معامله در سند به‌طور دقیق و مطابق قانون ذکر شده‌اند. همچنین در مواردی که سند رسمی مربوط به امور غیرمالی باشد (مانند وصیت‌نامه‌های عهدی، وکالتنامه ها و قراردادهای غیرمالی یا موارد مشابه)، امضای سردفتر گواهی‌دهنده صحت محتوا و تطابق سند با قوانین و مقررات مربوطه است.

در نهایت، این فرایند به عنوان بخشی از سازوکار حفظ نظم حقوقی و تضمین امنیت معاملات رسمی در جامعه به شمار می‌رود و می‌تواند در صورت وجود هرگونه تناقض یا چالش، به عنوان سندی معتبر در محاکم قضایی مورد استناد قرار گیرد.

امضای مُهری سردفتر به جای حضور رسمی؛ خلأ نظارت بر دفاتر اسناد

با این حال تعدادی تصویر اسناد رسمی به تسنیم رسیده که در آن به جای ثبت امضای سردفتر برای رسمیت بخشیدن به سند تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی، مهر امضای سردفتر که به نوعی کپی محسوب می‌شود نقش بسته است.

این امر نشان دهنده این است که سردفتران دفاتری که از امضای کپی و مُهری در اسناد تنظمی خود استفاده می‌کنند، در محل کار خود حاضر نیستند و به این ترتیب احزارهای مختلف، توسط شخصی غیر از سردفتر انجام می‌شود در حالی که این امر در صلاحیت و انحصار سردفتر قرار دارد و قابل تفویض به دیگر اعضای دفتر اسناد نیست!

هر چند در دفاتر اسناد رسمی عموماً شاهد ترکیب خانوادگی بین کارمندان هستیم و شاید سران دفاتر با اطمینان به اعضای خانواده خود مهر امضای خود را تهیه کرده‌اند تا در نبودشان بر روی سند صادر شده نقش ببندد، اما قانون‌گذار با بررسی جوانب مختلف این صلاحیت را فقط به سردفتر داده است، یعنی اینکه کسی به جز سردفتر صلاحیت احرازهای چند گانه و تعیین نوع سند تنظیمی را ندارد و تنها اوست که می‌باید با امضای خود سند رسمی صادر شده را تأیید کند.

استفاده از امضاهای کپی و مُهری همچنین شائبه بروز تخلفات مختلف را ایجاد می‌کند که نخستین آن، غیبت سردفتر در محل کار خود است. متأسفانه برخی سران دفاتر به واسطه درآمدهای کلان از محل حق التحریر اسناد تنظیمی، شغل دیگر و دومی هم انتخاب می‌کنند که در برخی موارد تبدیل به منبع درآمد اول آن‌ها می‌شوند که مشغولات و گرفتاری‌های خود را دارد و از این رو دفتر را با امضای مُهری و کپی خود ترک می‌کنند تا از درآمد اصلی دور نمانند.

تأکید سازمان ثبت اسناد بر لزوم اخذ اثر انگشت سردفتران ؛ واکنش‌ها به غیبت در دفاتر اسناد

غیبت سران دفاتر در دفتر اسناد رسمی، حساسیت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را هم برانگیخته است. اخیراً سید صادق سعادتیان؛ معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که متولی دفاتر اسناد محسوب می‌شود، بخشنامه‌ای صادر کرده که در آن موضوع چالش برانگیزِ لزوم ثبت اثر انگشت سردفتران مجددا مطرح شده است.

در قسمتی از این بخشنامه با یادآوری آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب رئیس قوه قضائیه، بر اعمال اقدامات لازم سازمان ثبت در خصوص حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران از طریق سامانه های الکترونیک ثبت اسناد تأکید شده است.

به نظر می‌رسد این اقدام برای انجام حضور و غیاب بعدی سردفتران توسط مراجع نظارتی بعدی در صورت لزوم باشد تا مانع از ترک دفتر از سوی سردفتر و غیبت او در محل کار باشد که تالی فاسدهای متعددی می‌تواند به همراه داشته باشد.

با اظهار اینکه مشخصات کامل اسناد دارای امضاهای کپی در دفتر تسنیم موجود است، آماده انتشار واکنش سازمان ثبت و اسناد و املاک رسمی و نیز کانون سردفتران و دفتریاران در این باره هستیم؛ زیرا این نکته بسیار مهمی است که حضور سردفتر نه تنها به اعتبار قانونی اسناد کمک می‌کند، بلکه از نظر اعتماد عمومی و شفافیت در فرایندهای حقوقی و مالی نیز حائز اهمیت است.