سامانه مکانیزه اداره ثبت شرکت‌ها، مشکلات مدیران و زمان انتظار پرونده ها را افزایش داده است

گروه اقتصادی - در سال های اخیر، پدیده اتوماسیون، سامانه مکانیزه، دولت الکترونیک و واژه ها و مفاهیم و طرح هایی از این دست در اکثر شرکت ها و ادارات و سازمان ها، باهدف بهبود خدمات، اطلاع رسانی، کسب و جمع آوری اطلاعات و تمرکز در مورد برنامه ها و سیاست های اجرایی کشور مورد توجه گرفته است تا علاوه بر افزایش رضایت مردم، به ارائه خدمات بهتر و ساده تر منجر شود و به اصصلاح کار را راحت تر کند.


به گزارش بولتن نیوز، اما متاسفانه در مواردی نه تنها باعث افزایش کارایی و بهره وری کارها و سرعت بخشیدن به کارهای مردم و امور شرکت ها نشده بلکه عملا وقفه و زمان انتظار برای اتمام پرونده ها و به سرانجام رسیدن درخواست شرکت ها و مردم را بیشتر کرده است.
درنتیجه، لازم است که برای سرعت بخشیدن به کار مردم، عملیات ادارات و ثبت شرکت ها، نقاط ضعف موجود برطرف شود و مثلا کاری که قبلا در ثبت شرکت ها، از مسیری قدیمی و کاغذی، یک ماهه انجام می شده  و در حال حاضر از طریق سامانه و اتوماسیون سه ماهه انجام می شود را رسیدگی کنند تا مشکلاتی را که روش جدید، برای شرکت ها ایجاد کرده را برطرف نمایند.
در طرح جدید، که سامانه مکانیزه اداره ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی نام دارد، ثبت شرکت ها از طریق اتوماسیون و سامانه اینترنتی انجام می شود و طبقه‌بندی مدیریتی اطلاعاتی، ایجاد یک مرجع ملی قابل اتکاء و حضور کلیه شرکت‌های ایرانی در تجارت جهانی از جمله اهداف تعریف شده برای سامانه مکانیزه اداره ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی است.
 
با اجرای این پروژه سیستم اطلاعاتی و عملیاتی ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری به صورت جامع مکانیزه می‌شود، و  ضمن رایانه‌ ای شدن کامل عملیات تا حذف کامل کاغذ، در چارچوب برقراری دولت الکترونیکی، ارائه کلیه خدمات اطلاع‌رسانی، عملیاتی و اجرایی به ارباب رجوع، به صورت مجازی و بدون نیاز به حضور در محل ثبت شرکت‌ها انجام گیرد.
اگرچه این روش با هدف حذف کاغذ و کاغذ بازی و خدمت به محیط زیست و کاهش واسطه ها و بهبود خدمات، کاهش ترافیک و رفت و آمد و پیگیری از طریق سامانه و تلفن انجام گرفته و صف کشیدن و شلوغ شدن ادارات را به همراه ندارد، و مردم به جای مراجعه به افراد و درگیری و دعوا کردن و اعصاب خرد شدن و مشکلات دیگر، و پیدا کردن رابطه و واسطه و افرادی در بیرون ادارات که کار واسطه ای انجام می دادند و یا دیگران را راهنمایی می کردند، و... حالا از طریق اتوماسیون در انتظار انجام کار خود هستند، اما متاسفانه صرف زمان و اتلاف وقت به جای کمتر شدن بیشتر شده است و مردم نمی دانند به کجا مراجعه کنند و کجا شکایت کنند و چگونه کار خود را سریعتر به پیش ببرند؟

برخی کارشناسان و مشتریان این قبیل خدمات معتقدند که خدمات دولت الکترونیک، مراجعه به سایت های اینترنتی برای انجام خدمات، جواب دادن منشی تلفنی با ماشین و پاس دادن مشتری به شماره های مختلف و گاهی اعلام  پیام "از تماس شما متشکریم" با دردسرهای تازه و پیچیده ای همراه است و به جای این که مردم ساده تر و سریعتر به خدمات مورد نظر دست یابند، عملا مشکل آنها بیشتر شده و اگر در گذشته، کارمندان دولت، پاسخ گوی مردم بودند و مردم در صف انتظار برای گرفتن جواب و انجام کاری قرار داشتند، اکنون  باید در انتظار پاسخ ماشین و خدمات اتوماسیون و دولت الکترونیک وسامانه اینترنتی باشند که مشکلات خاص خود را دارد و گاهی مردم بیش از گذشته کلافه می شوند.
به قول یکی از مشتریان دولت الکترونیک و ثبت شرکت ها، انسان علاقه دارد با یک انسان دیگر طرف شود و حتی دعوا کند و حرف بشنود اما با ماشین و کامپیوتر و سامانه و تلفن ... روبرو نشود زیرا در حالت قبلی، حداقل یک نفر به حرف انسان گوش می داد اما حالا  با یک ماشین سروکار داریم که جوابی خشک ارائه می دهد  و پاسخ قطعی است که کار شما هنوز انجام نشده است!
گاهی این انتظار به چند ماه می انجامد و امکان اعتراض وانتقاد هم نیست و راهی برای سرعت بخشیدن به کارها وجود ندارد.
نمونه این قبیل خدمات، در اداره ثبت شرکت هاو خدمات اتوماسیون و دولت الکترونیک و سامانه مکانیزه  و... این سازمان برای برخی شرکت ها و مدیران شرکت ها اتفاق افتاده است.
قبلا اعضای هیات مدیره برای تشکیل یک شرکت به 20 روز تا یک ماه وقت نیاز داشتند و با گذشت نزدیک به یک ماه، فرم ها و مدارک و اسناد مورد نظر را ارائه می دادند و پس از بررسی توسط مسوولین و انتخاب نام مناسب، آگهی پذیره نویسی و سایر امور انجام می شد.
همچنین برای تغییر نام، تغییر اعضای هیات مدیره، سهام شرکت، و امور دیگر که نیاز به مجوز و اطلاع رسانی و آگهی و ثبت شرکت ها دارد، این امور با پیگیری دستی کارمندان و مدیران، سریعتر انجام می شد و امکان مراجعه حضوری وجود داشت.
اما حالا شرکت ها و مدیران برای هر کاری باید منتظر چند روز یا چند ماه گذر زمان باشند و گاهی این وقفه باعث تاخیر در کار شرکت ها، شرکت در مناقصه و مزایده، کارهای عمرانی، شروع به کار، ارائه اسناد قانونی معتبر، اجازه گرفتن از مراجع ذی صلاح و... می شود و خلاصه کار شرکت ها را با کارایی پایین تری مواجه می سازد.

براین اساس، مسوولان دولت الکترونیک و به خصوص سازمان هایی که کار ثبت شرکت ها، ثبت اسناد و احوال کشور را انجام می دهند، لازم است که برای سرعت بخشیدن به امور مردم و مشتریان، حداقل در سطح قبلی تمهیداتی را ارائه دهند تا مانند زمانی که کارها با کاغذ و بروکراسی خاص خود و مراجعه حضوری انجام می شد،  در زمان مورد انتظار انجام شود.
حداقل باید یک اپراتور یا راهنما و مشاور را  معرفی کنند که در موارد حیاتی و ضروری که شرکت ها آبرو و کارشان و زندگی و ادامه حیاتشان به آن وابسته است بتوانند به آن مراجعه کنندو با راهنمایی گرفتن، سرعت کار خود را بالاتر ببرند و بیش از این منتظر نمانند.  
حداقل انتظار صاحبان شرکت های تجاری، سهامی، با مسوولیت محدود و... این است که اگر کار آنها و ثبت شرکت و تغییرات و اوراق قانونی و اسناد معتبر مثلا در حدود یک ماه انجام می شده، حالا نیز از طریق اتوماسیون و دولت الکترونیک ظرف یک ماه انجام شود. در حالیکه عملا حدود 3 تا 4 ماه برای برخی کارها باید وقت تلف شود و مدیران انتظار بکشند تا کار آنها انجام شود.
قبلا که سیستم کاغذی بود، برخی افراد یا واسطه ها یا مشاوران، راهنمایی بهتری داشتند و سرعت کار بالا می رفت اما اکنون افراد و شرکت ها باید زمان زیادی برای این کار تلف کنند.  
اگر خدمات ماشینی و اتوماسیون و دولت الکترونیک برای بهبود خدمات آمده است، پس انتظار این است که  مشکلات و کاستی های آن کاهش یابد و برطرف شود. شاید بهتر باشد که یکسری شرکت ها و افراد و مشاورانی که آشنا به این امور هستند به عنوان واسطه عمل کنند تا با راهنمایی افراد و شرکت ها، کار با سرعت بیشتری به پیش برود.
حداقل باید چند کارمند پاسخ گوی تلفنی باشند تا مردم را راهنمایی کنند و موارد اظطراری و فوری را رسیدگی کنند






مراحل ثبت شرکت و مراجعه به اداره ثبت شرکت ها

پس از تکمیل دو برگ تقاضانامه و دو برگ شرکت نامه  و تهیه دو جلد اساسنامه و امضاء ذیل تمام اوراق توسط تمام شرکاء، نسبت به  پرداخت هزینه تعیین نام و ارائه فیش پرداختی  به واحد حسابداری اداره ثبت شرکتها اقدام   و واحد مزبور نسبت به ممهور نمودن  اوراق  اقدام می نماید.
 
مدارک را باتوجه به مواردی که ذکر شد تحویل قسمت پذیرش مدارک اداره ثبت شرکتها داده و رسید دریافت شود و با عنایت به تاریخ تعیین شده برای اعلام نتیجه در روز موعد  توسط احدی از شرکاء یا وکیل رسمی شرکت  به باجه  مربوطه اداره ثبت شرکتها مراجعه نماید.
 
در صورتی که کارشناس اداره ثبت شرکتها ایرادی یا نقصی در مدارک ابرازی مشاهده ننماید نسبت به تهیه پیش نویس آگهی ثبت اقدام و پیش نویس مربوطه پس از تایید مسئولین اداره ثبت شرکتها  تهیه  و در روز مراجعه تحویل متقاضی داده می شود. متقاضی بایستی به بانک  مستقر در اداره مراجعه و نسبت به پرداخت حق الثبت که ذیل  پیش نویس  مبلغ آن قید شده اقدام نماید.
 
باید قبل از مراجعه به بانک به نمایندگی روابط عمومی مستقر در واحد حسابداری  جهت تعیین مبلغ حق الدرج اگهی تأسیس در روزنامه کثیرالانتشار و اخذ فیش مراجعه شود و مبلغ حق الثبت و حق الدرج در یک مرحله به بانک پرداخت شود.
 
در صورتی که کارشناس اداره ثبت شرکتها ایراد یا نقصی درمدارک مشاهده نماید مراتب کتباً به متقاضی اعلام خواهد  شد که نسبت به رفع یا ایراد اقدام نماید.
 
در صورتی که کارشناس اداره ثبت شرکت ها  موضوع  فعالیت شرکت را نیازمند  اخذ  مجوز از مراجع ذیصلاح تشخیص دهد نسبت به تهیه استعلام اقدام و برگ استعلام پس از اخذ امضاء ازمسئولین  مربوطه در دبیرخانه اداره کل ثبت شرکتها ثبت دفتر شده و به مرجع مربوطه همراه با یک نسخه فتوکپی از مدارک تحویل داده شود.
 
 پس از پرداخت مبلغ حق الثبت، جهت درج اطلاعات  فیش در سامانه مکانیزه ،   به واحد حسابداری اداره ثبت شرکتها  مراجعه  و واحد مربوطه نسبت به ممهور نمودن ذیل  اوراق اقدام می نماید.
 
مدارک به واحد ثبت تأسیس و تغییرات اداره ثبت شرکتها تحویل داده شود و مسئول مربوطه پس از ثبت در دفتر و تعیین شماره ثبت شرکت و درج اظهارنامه اقدام و در ذیل ثبت دفتر از شخص معرفی شده توسط شرکاء (که خود از شرکاء و یا وکیل رسمی شرکت می باشد) باقید جمله" ثبت با سند برابر است" امضاء اخذ می نماید و سپس آگهی تایپ شده به امضاء رئیس اداره ثبت شرکتها برسد. یک نسخه از مدارک ضبط  در پرونده شرکت شده و در بایگانی اداره ثبت شرکتها نگهداری خواهد شد و یک نسخه دیگر از مدارک (تقاضانامه – شرکت نامه – اساسنامه – صورت جلسه مجمع عمومی  مؤسس – صورت جلسه هیئت مدیره) ممهور به مهر اداره کل ثبت شرکتها ومالکیت صنعتی شده و تحویل متقاضی می گردد.
 
متقاضی مدارک مربوط به خود و پرونده متشکله را به قسمت دبیرخانه اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی برده و پس از ثبت آگهی در دفتر اندیکاتور، مسئول مربوطه نسبت به درج شماره ثبت دفتر وممهور نمودن آگهی تایپ شده اقدام و پرونده متشکله را ضبط و بقیه مدارک تحویل متقاضی می گردد.
 
متقاضی پس از تحویل گرفتن مدارک مربوط به خود،نسخه دوم آگهی تأسیس را به واحد روابط عمومی مستقردراداره کل ثبت شرکتها ومالکیت صنعتی جهت درج در روزنامه کثیر الانتشار تحویل و نسخه اول آگهی تایپ شده تأسیس شرکت را به دفتر شرکت سهامی روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران واقع در خیابان بهشت (خیابان جنوبی پارک شهر) جهت درج در روزنامه رسمی ( پس از پرداخت حق الدرج که توسط مسئول مربوطه تعیین می گردد )  تسلیم می نماید.
 
در صورت نیاز فوری به آگهی تأسیس شرکت قبل از انتشار در روزنامه رسمی باشد چند نسخه فتوکپی از آگهی تأسیس تهیه و هنگام تحویل اصلی آگهی به دفتر روزنامه رسمی فتوکپی ها توسط دفتر روزنامه رسمی ممهور به مهر می گردد که دارای اعتبار مربوطه خواهد بود.
 
قبل از اقدام به تکمیل نمودن مدارک شرکت با مسئولیت محدود، موارد ذیل را مطالعه فرمائید.
 
1ـ حداقل تعداد شرکاء در شرکت با مسئولیت محدود دو نفر خواهد بود
2ـ حداقل سرمایه با توجه به رویه و حداقل مبلغ دریافت حق الثبت یک میلیون ریال  می باشد.
 
3ـ سعی شود در نام شرکت از نام شرکاء استفاده نشود، اسم شریکی که در نام شرکت قید شود، حکم شریک ضامن در شرکت تضامنی را داشته و در بدو امر مسئول پرداخت کلیه قروض و تعهدات شرکت خواهد بود
 
4ـ شرکت با مسئولیت محدود وقتی تشکیل می شود که تمام سرمایه نقدی و سهم الشرکه غیر نقدی نیز تقویم و تسلیم شده باشد و مدیر عامل اقرار به دریافت کلیه سرمایه نقدی و سهم الشرکه غیر نقدی، نماید و هر شرکت که بر خلاف این ماده تشکیل شود باطل و از درجه اعتبار ساقط است.
 
5ـ در شرکت نامه باید صراحتاً قید شده باشد که سهم الشرکه های غیرنقدی هر کدام به چه میزان تقویم شده است و هر شرکت که برخلاف این ماده تشکیل شود باطل و از درجه اعتبار ساقط است.      
 
6ـ کلیه شرکاء نسبت به قیمتی که در حین تشکیل برای سهم الشرکه های غیر نقدی معین شده در مقابل اشخاص ثالث مسئولیت تضامنی دارند
 
7ـ سهم الشرکه شرکاء نمی تواند به شکل اوراق تجارتی قابل انتقال اعم از بااسم و بی اسم و غیره در آید و سهم الشرکه را نمی توان منتقل به غیر نمود مگر با رضایت عده ای از شرکاء که لااقل سه ربع سرمایه متعلق به آنها بوده و اکثریت عددی نیز داشته باشند
 
 
 
8ـ انتقال سهم الشرکه به موجب سند رسمی خواهد بود  
9ـ شرکت به وسیله یک یا چند نفر مدیر که به صورت موظف با غیر موظف که از بین شرکاء یا از خارج برای مدت محدود یا نامحدود معین می شوند اداره می گردد
 
10 – مدیران شرکت کلیه اختیارات لازمه را برای نمایندگی و اداره شرکت خواهند داشت مگر این که در اساسنامه غیر این ترتیب مقرر شده باشد  
11ـ  تصمیمات راجعه به شرکت باید به اکثریت لااقل نصف سرمایه اتخاذ شود و اگر در دفعه اول این اکثریت حاصل نشد باید تمام شرکاء مجدداً دعوت شوند و در این صورت تصمیمات به اکثریت عددی شرکاء اتخاذ می شود اگر چه اکثریت مزبور داری نصف سرمایه نباشد، اساسنامه شرکت می تواند ترتیب دیگری برای حد نصاب مجامع مقرر دارد
 
12ـهر یک از شرکاء به نسبت سهمی که در شرکت دارد در مجامع دارای رای خواهد بود. اساسنامه می تواند ترتیب دیگری مقرر نماید.
 
13ـ روابط شرکاء شرکت تابع مقررات اساسنامه است و تقسیم سود به نسبت سرمایه شرکاء است اساسنامه می تواند ترتیب دیگری برای تقسیم سود مقرر دارد  
14ـ در هر شرکت بامسئولیت محدود که تعداد شرکاء بیش از 12 نفر باشند باید دارای هیئت نظار بوده و هیئت نظار لااقل سالی یک مرتبه مجمع عمومی شرکاء را تشکیل دهد
 
هیئت نظار مرکب از 3 نفر بوده که از بین شرکاء برای مدت یکسال انتخاب می شوند و اعضای هیئت نظار نبایستی عضو هیئت مدیره شرکت باشند.
 
وظایف هیئت نظار :
 
الف ـ تحقیق نماید که سرمایه نقدی شرکت پرداخت شده و سهم الشرکه غیر نقدی تقویم و تسلیم شده باشد.  
 
ب ـ  در شرکت نامه تقویم سهم الشرکه غیر نقدی به صراحت ذکر شده باشد.
 
ج ـ دعوت شرکاء برای مجمع عمومی فوق العاده
 
دـ اعضاء هیئت نظار از جهت اعمال اداری و نتایج حاصله از آن هیچ مسئولیتی ندارند لیکن هر یک از آنها در انجام مأموریت خود بر طبق قوانینی معموله مملکتی مسئول اعمال و تقصیرات خود می باشند
هــ اعضاء هیئت نظار دفاتر و صندوق و کلیه اسناد شرکت را تحت تدقیق در آورده همه ساله گزارش به مجمع عمومی می دهند و هر گاه در تنظیم صورت دارایی بی ترتیبی و خبطهایی مشاهده نمایند موضوع را درگزارش مذکور ذکر نموده و اگر مخالفتی با پیشنهاد مدیر شرکت درتقسیم منافع داشته باشد دلایل خود را بیان می کنند
وـ تا 15 روز قبل زا انعقاد مجمع عمومی هر صاحب سهمی می تواند (خود یانماینده او ) در مرکز اصلی شرکت حاضر شده از صورت بیلان و صورت دارایی و گزارش هیئت نظار اطلاع اطلاع  حاصل کند  
 
15ـ شرکاء شرکت نمی توانند تابعیت شرکت را تغییر دهند مگر به اتفاق آراء
16ـ اتخاذ تصمیم راجع به تغییرات اساسنامه باید با اکثریت عددی شرکاء که لااقل سه ربع (3/4) سرمایه را دارا باشند به عمل آید. اساسنامه شرکت می تواند حد نصاب دیگری را مقرر نماید     
 
17ـ در هیچ مورد اکثریت شرکاء نمی تواند شریکی را مجبور به افزایش سهم الشرکه خود ئر شرکت نماید
 
18ـ سرمایه احتیاطی مجمع عمومی می تواند مقرر نماید در صدی از سود قابل تقسیم بعنوان سرمایه  (ذخیره ) احتیاطی منظور گردد.
 
19ـ  شرکت با  مسئولیت محدود در موارد ذیل منحل شود.
 
1ـ 19ـ وقتی که شرکت مقصودی را که برای آن تشکیل شده انجام داده یا انجام آن غیر ممکن شده باشد.
 
2ـ 19ـ وقتی که شرکت باید مدت معین تشکیل ومدت منقضی شده باشد.
 
3ـ 19ـ در صورتی که شرکت ورشکست شود.
 
4ـ 19ـ در صورت تصمیم عده ای از شرکاء که سهم الشرکه آنها بیش از نصف سرمایه شرکت باشد.
 
5ـ 19ـ درصورتی که به واسطه ضررهای وارده نصف سرمایه شرکت از بین رفته و یکی از شرکاء تقاضای انحلال کرده و محکمه دلائل او را موجه دیده و سایر شرکاء حاضر نباشند سهمی را که در صورت انحلال به او تعلق می گیرد پرداخته و او را از شرکت خارج نمایند.
 
6ـ 19ـ  در مورد فوت یکی از شرکاء اگر به موجب اساسنامه پیش بینی شده باشد
 
20ـ  اشخاص ذیل کلاهبردار محسوب می شوند:
 
الف ـ مؤسسین و مدیرانی که بر خلاف واقع پرداخت  تمام سهم الشرکه نقدی و تقویم و تسلیم سهم الشرکه غیر نقدی را در اوراق و اسنادی که باید برای ثبت شرکت بدهند اظهار کرده باشند.
 
ب ـ کسانی که به وسایل متقلبانه سهم الشرکه غیر نقدی را بیش از قیمت واقعی آن تقویم کرده باشند.
 
ج ـ مدیرانی که با نبودن صورت دارایی یا به استناد صورت دارائی مزور منافع مرهومی را بین شرکاء تقسیم کنند
 
21ـ ثبت کلیه شرکت های مذکور ( سهامی عام ، سهامی خاص ، با مسئولیت محدود ،  تضامنی ، نسبی ، مختلط سهامی ، مختلط غیر سهامی ،  تعاونی) دراین قانون( قانون تجارت ) الزامی و تابع مقررات قانون ثبت شرکتها است.
 
22ـ در ظرف ماه اول تشکیل هر شرکت، خلاصه شرکت نامه ها ومنضمات آن طبق نظامنامه وزارت عدلیه اعلان خواهد شد.
 
23ـ درهر موقع که تصمیماتی براین تغییر اساسنامه شرکت یا تمدید مدت شرکت زائد بر مدت مقرر یا انحلال شرکت ( حتی در مواردی که انحلال به واسطه انقضای مدت شرکت صورت می گیرد ) و تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکاء یا خروج بعضی از آنها از شرکت یا تغییر اسم شرکت اتخاد شود مقررات مواد 195 (بند 21) و 197 ( بند 22) لازم الرعایه است
24ـ در هر گونه اسناد وصورت حسابها و اعلانات ونشریات و غیره که بطور خطی یا چاپی از طرف شرکت مذکور دراین قانون به استثنای شرکت های تعاونی صادر شود سرمایه شرکت صریحاً باید ذکر گردد و اگر تمام سرمایه پرداخته نشده، قسمتی که پرداخته شده نیز باید صریحاً معین شود شرکت متخلف به جزای نقدی محکوم خواهد شد
 
25ـ درشرکت های سهامی وشرکت های بامسئولیت محدود و شرکت های تعاونی امر تصفیه به عهده مدیران شرکت است مگر آنکه اساسنامه یا اکثریت مجمع عمومی شرکت ترتیب دیگری مقرر داشته باشد
 
26ـ هر شرکت تجاری ایرانی مذکور دراین قانون (قانون تجارت) وهر شرکت خارجی که بر طبق قانون ثبت شرکت هامصوب خرداد 1310 مکلف به ثبت است باید در کلیه اسناد وصورت حسابها و اعلانات و نشریات خطی یا چاپی خود در ایران تصریح نماید که در تحت چه نمره درایران به ثبت رسیده و الا محکوم به جزای نقدی خواهد شد.
 
27ـ انتخاب بازرس در شرکت با مسئولیت محدود اختیاری است.
 
28ـ انتخاب روزنامه برای درج آگهی های دعوت شرکت در شرکت با مسئولیت محدود اختیاری است.
 
29ـ پس از تشکیل شرکت با مسئولیت محدود حداکثر ظرف یک هفته از تاریخ ثبت نسبت به تهیه دفاتر قانونی ( دفتر روزنامه و کل ) و پلمپ آنها در اداره ثبت شرکتها اقدام نمایند.