مفهوم ارتباطات با رویکرد ارتباطات سازمانی

انسان با توجه به نیاز فطری خود همواره در پی برقراری ارتباط با محیط پیرامونی و یا پدیده ها و همنوعان بوده است و در گذر زمان به فراخور شرایط و مقتضیات از کانال ها و اهرم هایی برای این منظور استفاده کرده است.

ایما و اشاره،فریاد، بوق ، برافروختن آتش و یا دود، کبوتر ، ابزار تحریر، رادیو، تلویزیون ، ماهواره ، اینترنت و فناوری های نوین همه و همه در خدمت ایجاد و تسهیل ارتباط در جوامع بشری بوده است.

تصور اینکه انسان ناچار به قطع ارتباط با دنیای پیرامون خود شود بسیار سخت است و گاهی از این امر برای وارد کردن بدترین تنبیه ها در حق افراد استفاده می شود.

امروز یکی از نقش ها و کارکردهای اساسی وسایل ارتباطی، مدیریت افکار عمومی است و این امر تا بدانجا پیش رفته است که حتی ارتباطات درون سازمانی نیز تحت الشعاع این موضوع قرار می گیرد.

هر انسان حتی ساکن در مناطق دور افتاده اغلب طی شبانه‌روز در معرض شدید پیام‌های اقناعی، تجاری و سیاسی قرار می گیرد.

رادیو، تلویزیون، روزنامه، مجله، اینترنت وبیلبورد تبلیغاتی و شبکه های اجتماعی موجود در معابر و خیابان‌ها و یا فضای مجازی هر کدام به طور سازمان‌یافته با پیام‌های اقناعی خود ذهن مخاطب را نشانه گرفته و سعی در جذب مشتریان و همراهان بیشتری دارند.

تلاش مجموعه های مختلف در راستای اقناع افراد به بخش جدایی ناپذیر زندگی اجتماعی تبدیل شده است ، سفارش آگهی از سوی بنگاه های بزرگ اقتصادی تا فروشندگان خرد برای احاطه بر ذهن مصرف کننده با هدف اقناع به انتخاب محصول معرفی شده تا اقدام نامزد انتخاباتی و یا فعالیت سازمانهای اجتماعی برای اشاعه اهداف مورد نظر همه با استفاده از ساز و کارهای ارتباطی و اقناعی است.

نتیجه اقناع می تواند در تحریض و ترغیب افراد نقش موثری داشته باشد،می دانیم که ترغیب فرایندی پیچیده و در عین حال مداوم و دارای کنش متقابل است که نمادهای شفاهی یا غیر شفاهی به هم پیوند می‌یابند. ارتباطی که ناظر بر این رویکرد می باشد سعی در تغییر روش ، نگرش و رفتار ترغیب شونده دارند.

یکی از پرسش های اساسی این است که آیا در مدیریت و ارتباطات سازمانی نیز پدیده هایی نظیر اقناع و ترغیب مخاطب که علی القاعده متشکل از مجموعه کارکنان و فعالین در سازمان است با همان شدت و اهمیت باید مورد توجه قرار گیرد.

دو مفهوم اساسی برای هریک از افراد در سازمان وجود دارد؛ یکی مفهوم سازمان که حیاتی ترین امر در پروسه شغلی هر فرد است،دیگری ارتباط است که نشانه منحصر به فرد برای فهم نحوه عمل سازمان و دانستن وظیفه برای طی مراحل ارتقاء و پیشرفت در سازمان است.

به باور صاحبنظران ارتباطات، نقطه آغاز کلیه وظایف مدیریتی است. بدون ارتباطات، برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل مقدور نیست زیرا درک اطلاعات وانتقال بدون بهره گیری از سامانه هوشمند و هدفمند ارتباطی قابل تصور نیست.

با تلفیق دو واژه ارتباط و سازمان مفهوم جدیدی به ذهن متبادر می شود که از آن به عنوان ارتباط یا ارتباطات سازمانی یاد می شود که از چهار ویژگی شاخص هدفمندی، ساختارمندی، وظیفه‌مداری و محاط بودن در یک سازمان برخوردار است و البته در رویکردهای مختلف مدیریت مفهوم ارتباط سازمانی متفاوت جلوه گر می شود.

صرفنظر از این اختلافات مانند بسیاری از مفاهیم مدیریت، ارتباطات فرایند دوطرفه ای است و این استنباط از ارتباطات نافی ارتباط یک جانبه است ،این فرایند نیاز به یک فرستنده دارد که پیام را از طریق یک کانال به گیرنده انتقال می‌دهد. گیرنده، پیام را دریافت می‌کند و سپس بازخورد آن را برمی‌گرداند. بنابراین فرایند، هم فرستنده و هم گیرنده دو ضلع آن هستند.

ارتباطات از قوانین راهبردی خاصی متابعت می کند که اطلاع از آنها باعث می شود به مقتضیات شرایط بهترین مسیر ممکن انتخاب گردد.برای کاستن از تنشهای ارتباطی مدیران و کارکنان و نیز تنش های ارتباطی موجود در سازمان ، اطلاع داشتن مدیران و کارکنان از موضوعاتی مانند نواحی چهارگانه شخصیت هر فرد، بازخورد نمودن، افشا ی ، زبان ساده، گوش دادن صحیح، کنترل احساسات و توجه به علائم غیرگفتاری حایز اهمیت است.

تنظیم جریان اطلاعات، استفاده از بازخورد، تکرار، تشویق به اعتماد متقابل، استفاده از زبان ساده برای تسهیل مفاهمه از مواردی است که به مدیران در ایجاد و تقویت ارتباط سازمانی موثر تر کمک می کند.

با توجه به اهمیت مقوله ارتباطات در سازمان چنین استنتاج می شود که اولین و مهمترین وظیفه مدیر باید معطوف به توسعه سیستم ارتباطات در سازمان باشد. اطلاعات لازم باید قبل از این که تصمیمی اتخاذ شود مورد توجه قرار گیرد.

ایفای نقش رهبری بدون برقراری ارتباطات مطلوب میسر نمی شود و سازماندهی و مدیریت مستلزم برقرای ارتباط موثر است به گونه ای که کارکنان از اهداف سازمان و نقش خود آگاه شوند. به این ترتیب مدیران تنها زمانی قادر به انجام صحیح وظایف خود می باشند که ارتباطات موثری داشته باشند.

ارتباطات صحیح و اصولی نه تنها شرایط انجام وظیفه مدیر را تسهیل می‌کند، بلکه وسیله ای است که سازمان را با محیط خارج مرتبط می‌سازد. به عبارت دیگر باید گفت که از طریق ارتباطات، هر سازمانی به صورت یک سیستم باز در می‌آید و با محیط خارج ارتباط برقرار می‌کند.

به همین دلیل ضمن اعمال مقررات و داشتن این انتظار که کارکنان در راستای عمل به وظایف سازمانی پایبندی کامل داشته باشند، کاربرد شیوه های مطلوب ارتباطی که آنها را در زمینه انجام دقیق وظایف اقناع و ترغیب نماید از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

شاید برخی اشکالات مترتب بر مجموعه های اداری کشور ناشی از کم توجهی به شاخص های ارتباط درون سازمانی باشد و برای برون رفت از این معضل و گریز از نتایج این چالش بازتعریف از ارتباطات درون سازمانی چاره ساز باشد.

منبع: آژانس خبری تحلیلی آزاد