چگونه مقامات و مدیران را سر کار بگذاریم؟
گروه اقتصادی: محمد فاضلی – عضو هیئت علمی دانشگاه شهید بهشتی، در یادداشت پیش رو معتقد است کارشناس و مدیری که نتواند اسلاید خوب تهیه کند، شایسته جایگاهش نیست، ارائه اسلاید باید ابزاری برای نمایش بهتر، صراحت بیشتر و استفاده مناسب از ابزارهای تصویری به منظور ارائه اطلاعات خلاصه و دقیق، اجماع‌سازی و نزدیک‌تر کردن مدیر به حذف برخی گزینه‌های سیاستی و اخذ تصمیم درست باشد.
به گزارش بولتن نیوز، متن این یادداشت به شرح زیر است:
اغلب مقامات و مدیران جلسه دوست دارند، گونه جلسه‌گریز آن‌ها کمتر رؤیت شده است. جلسه را از آن جهت دوست دارند که نظام اداری ظرفیت کارشناسی و رویه‌های مولّد مسئولیت‌پذیری ندارد و مدیران پایین‌دست اغلب تصمیم نمی‌گیرند و تصمیم‌سازی نمی‌کنند، و تصمیم‌گیری به عهده مقامات و مدیران ارشد گذاشته می‌شود. آن‌ها هم اغلب برای شناخت وضعیت و تقسیم کردن بار مسئولیت تصمیم بر شانه‌های تعدادی زیادتر، ترجیح می‌دهند جلسه تشکیل دهند.
اغلب تعدادی «جلّاس گردگو» یعنی کسانی که بسیار جلسه می‌روند و آن‌قدر بی‌خاصیت و گرد حرف می‌زنند که هیچ خطری متوجه‌شان نشود، در جلسه حاضر می‌شوند. اسلاید خوراک همیشگی این گونه جلسات است. شما اغلب احتیاج دارید اسلایدهایی ارائه کنید که نشان دهد کار کرده‌اید، اما دست آخر گرهی هم از کار باز نکنند. اسلایدی که منجر به تصمیم شود، مسئولیت دارد و دردسر درست می‌کند. شما می‌توانید برای ارائه اسلایدها راهبرد زیر را اجرا کنید.
1- حداقل دو برابر تعداد دقایق زمان جلسه اسلاید تهیه کنید. برای جلسه‌ای یک ساعتی، ۱۰۰ تا ۱۲۰ اسلاید آماده کنید.
2- اسلایدها را شلوغ تهیه کنید. انبوهی از اعداد و ارقام، متن، شکل و نمودار را داخل هر اسلاید بچپانید.
3- ده بیست اسلاید اول را به کلیات، مقدمه و تاریخچه اختصاص دهید.
4- در هر اسلاید یک نکته مبهم و مناقشه‌برانگیز که وقت جلسه را بگیرد قرار دهید.
5- هنگام ارائه اسلایدها، آن‌ها را روی پرده نمایش داده و سرتان را زیر بیندازید و عیناً از روی هر اسلاید بخوانید. اگر پرسیدند این اسلاید چه چیزی را نشان می‌دهد، دوباره همان مطالب را این بار با طول و تفصیل بیشتر ارائه کنید.
6- اسلایدها را رفت و برگشتی طراحی کنید، به گونه‌ای که دائم لازم باشد به اسلایدهای قبلی برگردید و دائم روی اسلایدها پیشروی و پسروی کنید.
7- متن و جدول اسلایدها را به رنگ‌های مختلف آرایش کنید تا مخاطب محو تماشا شده و سرگیجه بگیرد.
8- اگر اعتراض شد که چرا به اصل حرف و اسلایدهای اصلی نمی‌رسید، بگویید لازم است تاریخچه بحث برای همه روشن شود.
این هشت راهبرد را که به‌کار بگیرید، به احتمال قوی هیچ وقت هیچ جلسه‌ای به انتهای اسلایدهای شما نمی‌رسد. هر بار وارد می‌شوید و اسلایدها را از نو ارائه می‌دهید. همیشه اسلایدها نیمه‌کاره می‌مانند و مقام و مدیر مجبور است خودش تصمیم بگیرد، مسئولیت بپذیرد و شما کارتان را درست انجام داده‌اید.
اگر مقام یا مدیر هستید
سر کار نروید، هیچ موضوع مهمی نیست که نشود در حداکثر ۶ تا ۱۰ اسلاید خوب طراحی‌شده ارائه کرد.
پیش از ارائه اسلایدها، گزارش مکتوبی را که اسلایدها از آن استخراج شده‌اند تحویل بگیرید. اجازه ندهید اسلایدی ارائه شود که مبتنی بر گزارش مکتوب نباشد. بدترین گزارش، همان نسخه چاپ شده اسلایدهاست. کلاه سرتان نرود.
اگر کارشناسان و مدیران شما ده‌ها اسلاید به جلسه آورده‌اند، همه‌شان را به انضمام اسلایدها از جلسه بیرون کنید، آمده‌اند شما را سر کار بگذارند.
کارشناس یا مدیری که اسلایدهایش پر از اعداد و ارقام و متن است، بالاخص اعداد و ارقامی که به هیچ کاری نمی‌آیند، توبیخ کنید، اصلاً با کفش بزنید.
تهیه‌کننده هر مجموعه اسلایدی را که حاوی اطلاعات منجر به تصمیم نیست، توبیخ کنید، او را هم با کفش بزنید.
ارائه‌دهنده‌ای را که سرش را زیر می‌اندازد و در حالی که خودتان سواد دارید تا از روی اسلایدها بخوانید، از روی متن اسلایدها می‌خواند و حضورش هیچ ارزش افزوده‌ای ندارد، بیرون کنید و دیگر به هیچ جلسه‌ای راه ندهید.
اگر اسلایدهای تکراری با رنگ و لعاب متفاوت را هر بار در جلسات می‌بینید، تردید نکنید که تهیه‌کننده را توبیخ کنید.
سخن آخر
ارائه اسلاید باید ابزاری برای نمایش بهتر، صراحت بیشتر و استفاده مناسب از ابزارهای تصویری به منظور ارائه اطلاعات خلاصه و دقیق، اجماع‌سازی و نزدیک‌تر کردن مدیر به حذف برخی گزینه‌های سیاستی و اخذ تصمیم درست باشد. اگر بعد از مشاهده شماری اسلاید، گیج‌تر و گنگ‌تر از گذشته شده‌اید، بدانید دزدان زمان وقت شما را دزدیده‌اند و سر کارتان گذاشته‌اند.
کارشناس و مدیری که نتواند اسلاید خوب تهیه کند، شایسته جایگاهش نیست، و مدیر و مقامی که اجازه دهد اسلایدهای بد ارائه شوند ...
شما می توانید مطالب و تصاویر خود را به آدرس زیر ارسال فرمایید.
bultannews@gmail.com
