15 روش موثر برای مدیریت زمان

به گزارش بولتن نیوز، مدیریت زمان بهترین راه برای مقابله با وظایف مزاحم و کوچک است که شما را عاصی می‌کنند. مشکل این وظایف کوچک مزاحم این است که هرکدام از آن‌ها، به‌تنهایی ممکن است به‌اندازه کافی بی‌اهمیت در نظر گرفته شوند که انجام‌دادن‌شان به تعویق بیفتد. با این حال، پس از مدتی، به میزان درخور توجهی می‌رسند و بخش بزرگی از انرژی ذهنی شما را تخلیه می‌کنند. راهبردی خوب برای بازگرداندن آن انرژی این است که مدیریت زمان داشته باشید و طی یک نوبت به همه آن‌ها بپردازید.

به‌طور خیلی ساده، تایم‌باکسینگ مؤثرترین ابزار مدیریت زمان است. حتی اگر هم‌اکنون با این راهبرد آشنا هستید و تاحدی نیز آن را به‌کار می‌برید، فرصت خوبی است تا با توصیه‌های زیر آن را بهتر سازید...

تایم باکسینگ تنظیم محدوده زمانی مشخص برای انجام‌دادن یک کار یا مجموعه‌ای از کارهاست و به‌جای انجام‌دادن کاری تا زمانی‌که پایان یابد، طی مدت زمانی مشخص متعهد به انجام‌دادن آن می‌شوید.

اما اجازه ندهید که سادگی این مفهوم شما را فریب دهد، زیرا خیلی بیشتر از آن‌ چیزی است که به نظر می‌رسد.

این راهبرد آنقدر به من کمک کرده است که تصمیم گرفتم ۱۵ روش خاص را که به شما کمک می‌کند سازنده‌تر باشید، معرفی کنم.

۱. در انجام‌دادن کارهای بزرگ آهسته پیش بروید

بدیهی‌ترین کاربرد تایم‌باکسینگ یا مدیریت زمان این است که در کارهای بزرگ پیشرفت کنید. از یک‌سو، شما را قادر می‌سازد که پیوسته در این وظایف هراسناک پیش بروید. از سوی دیگر، مطمئن می‌شوید که انجام‌دادن این وظایف بقیه روز شما را پُر نمی‌کند.

۲. از شر «وظایف آزارنده» خلاص شوید

مدیریت زمان بهترین راه برای مقابله با وظایف مزاحم و کوچک است که شما را عاصی می‌کنند. مشکل این وظایف کوچک مزاحم این است که هرکدام از آن‌ها، به‌تنهایی ممکن است به‌اندازه کافی بی‌اهمیت در نظر گرفته شوند که انجام‌دادن‌شان به تعویق بیفتد. با این حال، پس از مدتی، به میزان درخور توجهی می‌رسند و بخش بزرگی از انرژی ذهنی شما را تخلیه می‌کنند. راهبردی خوب برای بازگرداندن آن انرژی این است که مدیریت زمان داشته باشید و طی یک نوبت به همه آن‌ها بپردازید.

۳. غلبه بر تعلل

اگر برای انجام‌دادن کاری تنبلی می‌کنید، به پایان رساندن آن را فراموش کنید و در عوض، فقط مدت زمانی مشخص را برای انجام‌دادن آن مقرر کنید. این‌گونه بر مقاومت خود به آن وظیفه غلبه می‌کنید و احتمال آن هست که وقتی زمان‌تان به سر برسد، برای کار روی آن مسیر طولانی‌تری را ایجاد کنید. اگر مشکل شما تعلل است، آزاد هستید که پایان‌یافتن زمان‌ مقرر را نادیده بگیرید. این چیزی است که من آن را «مدیریت زمان آزاد» می‌نامم: شما حداقل دوره کاری را تنظیم می‌کنید، طوری‌که بتوانید به دلخواه آن را طولانی‌تر کنید. برای چنین مدیریت زمانی، مایل‌ام تایمر خود را مجهز به صدای کف‌زدن کنم تا همچون جرقه‌ای از انگیزه مرا به ادامه کار وادارد.

۴. چیره‌شدن بر کمال‌گرایی

کمال‌گرایی آن روی سکه تعلل است. به‌جای امتناع از کار، آنقدر طولانی‌مدت دل‌مشغول کاری می‌شوید که وقتی به‌خود می‌آیید متوجه می‌شوید تمام وقت‌تان را از دست داده‌اید. یکی از راهبردهای خوب برای جلوگیری از کمال‌گرایی و اثرات کاهش بازده، تنظیم مدت زمان قطعی برای انجام‌دادن کار است.

پرداختن به کمال‌گرایی آن چیزی را می‌طلبد که من نام‌اش را «مدیریت زمان محدود» می‌نامم»: تنظیم حداکثر دوره کاری. هنگامی‌که به این نوع مدیریت زمان می‌پردازم، دوست دارم تایمر خود را مجهز به صداهای آزارنده و وزوز‌ می‌کنم تا به من یادآوری کند بی‌درنگ کار را رها کنم.

۵. افزایش تمرکز

تعیین محدوه زمانی مشخص برای انجام‌دادن کاری خاص به شما کمک می‌کند تا سایر وظایف و افکار نامربوط را از آن محدوده زمانی خارج سازید. اگر می‌خواهید کاملاً فردی سازنده باشید، کاهش آشفتگی ذهنی ضروری است.

همچنین، با سازماندهی کار خود براساس شیوه تایم‌باکسینگ، ساختار لازم را برای آمادگی اجرای کار در اختیار دارید. اگر از پیش مراقب حواس‌پرتی‌های بالقوه باشید، اقبال خود را برای تمرکز کامل بر کار به حداکثر می‌رسانید.

۶. افزایش کارایی

آیا این حقیقت ندارد که در پنج‌شنبه‌های پیش از تعطیلات بهتر از هر روزِ کاریِ عادی کار کرده‌اید؟ بنا به دلایلی، به نظر می‌رسد که معمولاً در پایان دوره زمانی، هنگامی‌که به نقطه مشخصی می‌رسیم، کارآمدتر از همیشه هستیم.

مدیریت زمان به‌اندازه کافی این فشار زمانی سالم را در اختیار شما می‌گذارد و شما را قادر می‌سازد تا از این «اثر پایان» کاملاً بهره ببرید، بنابراین مطمئن شوید که می‌توانید هنگام انجام‌دادن کارتان، گذر زمان را کاملاً روی تایمر ببینید.

۷. افزایش انگیزه

کارهای بزرگ، بدون توجه به میزان اهمیت‌شان، ممکن است انگیزه را از بین ببرند، زیرا لازم است مدت بسیار طولانی کار کنید تا نتایج آن را ببینید. ممکن است ترجیح بدهیم کارهای مهم را به تعویق بیندازیم و به سبب درک نادرست از موفقیت، با زحمت بسیار از میان کارهای فوری و ساده پیش برویم.

اما درست همان‌طور که عمل ساده خط‌ زدن آیتم‌ها از فهرست کارها به شما انگیزه می‌دهد، پایان‌یافتن کار در محدوده زمانی مقرر نیز برانگیزاننده است و آشکارا نشان‌دهنده پیشرفت است.

یکی دیگر از ایده‌های چگونگی به‌کاربردن مدیریت‌ زمان برای افزایش انگیزه این است که از آن‌ها بازی یا چالش بسازیم: طی یک ساعت چه تعداد دیدگاه می‌توانید ارائه کنید؟ چرا سعی نمی‌کنید رکورد خود را بشکنید؟

۸. کار روی اهداف «مبهم»

اگرچه ممکن است برخی از افراد بخواهند برای ایده‌ای که بیان می‌کنم به من سنگ پرت کنند، با این حال موافق نیستم که باید برای هر کاری اهدافSMART، یعنی اهداف خاص (Specific)، سنجیدنی (Measurable)، قابل پیگیری (Actionable)، واقع‌بینانه (Realistic) و به‌موقع (Timely) داشت.

گاهی از رهایی از پیامدی آشکار لذت می‌برم. گاهی فقط می‌خواهم چیزی را بدون اینکه هدفی خاص و دقیق در ذهن داشته باشم، بهبود ببخشم؛ به‌ویژه از زمانی‌که آزمایش اهداف کوچک و تدریجی را آغاز کرده‌ام. فکر می‌کنم بهتر است هدف‌مان تمام وقت صددرصد عینی نباشد.

با این حال، نمی‌توانید از پس این «اهداف راحت» برآیید تا بر برنامه روزانه خود غلبه کنید. شما می‌دانید که چه زمانی لازم است واقعاً روی کارهایی مانند کارهای ضرب‌العجل و اهداف SMART به‌طور کامل متمرکز شوید. با مدیریت زمان اهداف مبهم خود را به دام بیندازید و هم خدا را، هم خرما را داشته باشید.

۹. کاوش‌های نوآورانه را آغاز کنید

مؤثرترین شیوه پرداختن به پروژه‌هایی که مستلزم نوآوری بسیار زیاد هستند این است که مرحله ابتدایی غوطه‌وری ـ دوره زمانی‌ای که پشت‌سرهم ایده می‌دهید و سپس مدتی آن‌ها را فراموش می‌کنید ـ را داشته باشید. این‌گونه به ذهن ناخودآگاه خود فرصت می‌دهید تا روی مسئله کار کند.

می‌توانید برای مرحله ابتدایی طوفان فکری به بهترین نحو محدوده زمانی مشخصی مقرر کنید، زیرا معمولاً به نتیجه دقیقی نرسیده‌اید.

۱۰. افزایش آگاهی از زمان

تاکنون چندبار در پایان روز با تعجب از خود پرسیدید که چطور وقت‌تان سپری شد؟ ایان هَمپ در اظهارنظری گفته است که رسیدگی به زمان، فعالیتی بسیار ارزشمند برای تشخیص زمان‌ و نیز هم‌سو‌کردن زمان و ارزش‌هایتان است. سازماندهی روزتان با تایم‌باکسینگ باعث می‌شود رسیدگی به زمان بسیار آسان شود.

همچنین، آگاهی از میزان واقعی هماهنگی‌ با فرصت‌هایتان رهایی بخش است، زیرا به شما کمک می‌کند تا به کارهای بی‌اهمیت بیشتر «نه» بگویید.

۱۱. ایجاد ضرب‌آهنگِ کار

اگر دوره‌های کار و استراحت خود را به‌درستی تنظیم کنید، حداکثر اثربخشی را کسب خواهید کرد. مدیریت زمان ساختاری مناسب برای ایجاد این توازن فراهم می‌آورد. مهم این است که ضرب‌آهنگ خود را بیابید.

ایجاد تناوب میان انواع گوناگون محدوده‌های زمانی (مانند، کار/استراحت، یا کارهای سخت/ کارهای آسان) استفاده از انرژی‌تان را به حداکثر می‌رساند و شما را قادر می‌سازد کارهای بیشتری به اتمام برسانید. ضرب‌آهنگ دلخواه من تناوب میان ۵۰ دقیقه کار و ۱۰ دقیقه استراحت است.

اگر به بحث عمیق‌تر درباره الگوهای مختلف فوران زمان علاقه‌مندید، توصیه می‌کنم کتاب مارک فورستر، همه کارها را انجام بدهید و هنوز برای بازی وقت داشته باشید ـGet Everything Done and Still Have Time to Play ـ را مطالعه کنید.

۱۲. کارهای مهم را ابتدا انجام بدهید

کارکردن روی مهم‌ترین پروژه‌تان در ابتدای صبح، توصیه‌ای قدیمی است که تضمین می‌کند که در آن روز، کاری مهم و جدی انجام داده‌اید. هر روز برای کار روی رؤیاهایتان محدوده زمانی مشخصی را تنظیم کنید ـ پیش از اینکه رویدادهای دنیای بیرونی فرصت کنند برنامه‌تان را مختل کنند.

اگر قصد ندارید برای هر کاری محدوده زمانی مشخصی را به‌کار ببرید، لطفاً فقط به‌کارگیری این نکته را در نظر بگیرید. شاید این مؤثرترین و یگانه راهی باشد که بتوانید برای تعقیب رؤیاهایتان انجام دهید.

۱۳. به زندگی‌تان توازن ببخشید

تمرکز بسیار روی حوزه خاص از زندگی‌مان به بهای حوزه‌های دیگر امری رایج است.

به یاد داشته باشید که ضروری نیست تایم‌باکسینگ را فقط برای کارهای مربوط به حرفه‌تان به‌کار ببرید: شما می‌توانید برای هر کار مهم دیگری، مانند اوقات فراغت، خانواده، سرگرمی و... محدوده زمانی مشخصی را تنظیم کنید.

اختصاص زمانی خاص برای هر کاری که بیشترین اهمیت را دارد، راهبردی بسیار خوب است تا به شما کمک کند زندگی متوازنی داشته باشید. در واقع، محدوده زمانی برنامه‌ریزی‌شده در کانون نظام اولویت‌هایی است که به‌کار می‌برم .

۱۴. از هدر رفتن زمان جلوگیری کنید

شما می‌دانید درباره چه صحبت می‌کنم: گشت ‌وگذار در میان شبکه‌های گوناگون ماهواره یا وب‌گاه‌ها، بازی، تغذیه، رایانامه ... . به نظر می‌رسد همه در زندگی خود جایی برای هدردادن زمان دارند.

خودتان را سرزنش‌ نکنید، همة کاری که لازم است انجام بدهید این است زمان‌تان را مدیریت کنید تا هدر نرود.

۱۵. به خودتان پاداش بدهید

اگر پاداش‌ها‌ را فقط برای پس از پایان‌یافتن کارها در نظر بگیرید، ممکن است به‌دنبال انجام‌دادن وظایف سریع و آسان بروید و از کارهای مهم و جدی دوری کنید. چرا در عوض پس از اتمام کارتان در محدده زمانی مشخص، به خود پاداش ندهید؟

نمونه‌ای از تجربة خود را برای مثال ذکر می‌کنم: چندین‌بار چک‌کردن رایانامه در روز اعتیادی قدیمی است که هنوز موفق به درمان آن نشده‌ام. در حالی‌که راه‌حل ایده‌آل آن بود که برای چک‌کردن رایانامه محدوده زمانی مشخصی را مقرر کنم، اکنون آن را به‌عنوان پاداشِ تکمیل کارهایی قرار دادم که طی محدوده زمانی مشخصی انجام می‌دهم. انگیزه‌ای فوق‌العاده است که اثر شگفتی دارد.

پاداش‌ها ممکن است به کوچکی نوشیدن لیوانی آب یا کشیدن نفسی عمیق باشد (برای اطلاعات بیشتر درباره پاداش‌های کوچک با اثری قدرتمند، توصیه می‌کنم فصلِ «اعطای پاداش‌های کوچک» از کتاب، یک گام کوچک زندگی شما را تغییر می‌دهد(One Small Step Can Change Your Life)، را بخوانید.

منبع: سايت روان