۱۰ نکته‌ای که می‌تواند شما را در برنامه‌ی Microsoft Word، به کاربر حرفه‌ای تبدیل کند

به گزارش بولتن نیوز ، بدون شک همه‌ی شما بانام آفیس آشنا هستید. یکی از برنامه‌های معروف و پرکاربرد این مجموعه، Microsoft Word نام دارد. همان‌طور که از نام این برنامه پیداست، این برنامه برای ویرایش اسناد و متون تدارک دیده‌شده است. کاربران به‌وسیله‌ی این برنامه می‌توانند تغییرات فراوانی را بر روی اسنادشان ایجاد کنند. حال در این مقاله قصد داریم تا شما را با  نکته‌ی مخفیِ درون این برنامه آشنا کنیم که باعث می‌شود به کاربری حرفه‌ای در این نرم‌افزار تبدیل گردید.

1. استفاده از نوار جستجو

نرم‌افزار Word، ویژگی‌های زیادی دارد که به خاطر سپردن همه‌ی آن‌ها کار بسیار سختی است اما، شما مجبور به حفظ کردن آن‌ها نیستید. به لطف وجود نوار جستجویی که در کنار زبانه View قرار دارد، شما می‌توانید هر آنچه که در نرم‌افزار Word به دنبال آن می‌گردید را جستجو کنید.

برای این کار تنها نام ویژگیِ موردنظر خود را در نوار وارد کرده و خواهید دید که منوی کشویی‌ای ظاهر خواهد شد که با کلیک کردن بر روی عنوان‌ها، می‌توانید به‌ویژگی موردنظر دسترسی داشته باشید.

2. Word می تواند حروف بزرگ رابه صورت خودکار تصحیح کند

مطمئن شدن از استفاده صحیح حروف بزرگ انگلیسی در جملات، نیاز به دقت بالایی دارد. حال با استفاده از ویژگیِ تصحیح خودکار حروف بزرگ در نرم‌افزار Word، شما می‌توانید بدون دغدغه، به نوشتن خود ادامه دهید و نگران تایپ حروف بزرگ نباشید زیرا Word این کار را برای شما انجام می‌دهد. برای فعال‌سازی این ویژگی، مسیر زیر را طی کنید.

File  > Options > Proofing > AutoCorrect Options > AutoCorrect

حال در صفحه‌ای که واردشده‌اید، تمامی تیک‌ها را بزارید تا مطمئن شوید که ویژگیِ تصحیح خودکار به خوبی کار می‌کند. برای مثال، اگر شما در یک جمله از دو حرف بزرگ انگلیسی استفاده کنید، نرم‌افزار آن را به‌صورت خودکار تصحیح می‌کند(در زبان انگلیسی، ابتدای اولین کلمه‌ی جمله، با حرف بزرگ شروع می‌شود و بقیه حروف، تماماً با حرف کوچک نوشته می‌شود)

3. قالب بندیِ شخصیِ خود را بسازید

گزینه‌ی Format که در بالای صفحه‌نمایش قرار دارد می‌تواند برای خیلی از افراد کاربردی باشد. توسط این ویژگی شما می‌توانید طرح‌های از پیش تعیین‌شده را بر روی عنوان‌ها و متن اصلیِ خود اعمال کنید. حال شما می‌توانید علاوه بر طرح‌های پیش‌فرض، طرح‌های دلخواه خود را بسازید و از آن در متن استفاده کنید.

آسان‌ترین راه برای انجام این کار این است که متن موردنظر خود را انتخاب کنید و بر روی آن کلیک راست انجام دهید. سپس در قسمت تنظیمات Formating بر روی گزینه‌ی Update to Match Selection کلیک کنید.

راه دیگری نیز برای این کار وجود دارد. برای انجام این کار شما باید بر روی گزینه‌ی Formating کلیک کرده و Modify را انتخاب کنید. از این طریق شما می‌توانید نوع فونت، رنگ فونت و فاصله‌ی بین حروف نیز تغییر دهید. زمانی که کار خود را انجام دادید، بر روی Ok کلیک کنید.

4. پنهان سازی خطایابیِ دستور زبان و کلمات

یکی از آزاردهنده‌ترین ویژگی‌های Word در زمان تایپ کردن، ویژگی خطایابی دستور زبان و کلمات است. توسط این ویژگی، خط‌های آبی و قرمزی در زیر کلمات کشیده می‌شود که می‌تواند برای خیلی از افراد آزاردهنده باشد.

برای غیرفعال کردن این ویژگی، مسیر زیر را طی کنید و ۲ گزینه‌ی موجود را تیک بزنید.

File > Options > Proofing > Exceptions

5.بازیابیِ پرونده ای که ذخیره اش نکردید

آیا تابه‌حال برایتان پیش‌آمده است که قبل از ذخیره کردن پرونده‌تان، رایانه خاموش شود؟ دیگر نیاز به نگرانی نیست زیرا Word از آن یک نسخه پشتیبان تهیه‌کرده است که با پسوند ASD ذخیره‌شده است. برای دسترسی به پرونده‌تان، کافی است تا مسیر زیر را طی کنید.

1. My Computer را باز کنید
2. در نوار جستجو، عبارت ASD را تایپ کنید و کلید Enter را فشار دهید.
3.  فایل ها برای تان به نمایش در خواهد آمد

6. تغییر مکانِ منوها

برخی از ویژگی‌ها در عین کاربردی بودن، در جای مناسب قرار ندارند و شما برای دسترسی به آن‌ها باید منوهای زیادی را پشت سر بگذارید. حال شما می‌توانید ویژگی‌های مدنظرتان را به قسمت دسترسیِ سریع که در قسمت بالایِ چپ صفحه‌نمایش قرار دارد، اضافه کنید. برای این کار مسیر زیر را طی کنید.

File > Options > Quick Access Toolbar

حال از طریق منوی کشویی، گزینه‌ی All Commands را انتخاب کنید و سپس با کلیک بر روی ویژگی‌های مد نظرتان، دکمه‌ی add را کلیک کنید. حال می‌توانید از ویژگی‌های پرکاربرد، در قسمت دسترسی سریع بهره ببرید.

7.استفاده از ذخیره های قدیمی تر 

بارها پیش‌آمده است که بر روی پروندهِ خود تغییراتی را اعمال می‌کنیم و پس از بررسی نهایی، متوجه می‌شویم که قسمت‌هایی از کارمان را اشتباه کرده‌ایم. در این مواقع اکثرِ کاربران فکر می‌کنند که راهی جز نوشتن دوباره نیست اما، این‌طور نیست. نرم‌افزار Word به‌صورت خودکار در چند مرحله از پرونده‌ی شما پشتیبان تهیه می‌کند و شما می‌توان به ذخیره‌های قدیمی‌تر، دسترسی داشته باشید. برای این کار، از منوی File، زبانه‌ی Info را انتخاب کنید. در قسمت پایین صفحه‌نمایش با گزینه‌ای تحت عنوان Manage Document مواجه می‌شوید. حال مشاهده می‌کنید که پرونده‌های شما بر اساس زمان تفکیک‌شده‌اند و شما می‌توانید به قدیمی‌ترین آن‌ها دسترسی داشته باشید.

8. تهیه مطالب برای قشر خاص 

اگر در حال تهیه مطلب برای قشر خاصی از جامعه هستید، آنگاه نحوه بیان مطالب بسیار مهم می‌شود. حال شما می‌توانید به وسیله‌ی Word از انجام صحیح این کار اطمینان حاصل کنید. برای انجام این کار به مسیر زیر بروید.

File > Options > Proofing

سپس تیکِ گزینه‌ی Show readability satistics را بزنید و بر روی OK کلیک کنید. حال برای دریافت گزارش، به زبانه‌ی Review بروید و بر روی Grammer and Spelling کلیک کنید.

9. ذخیره کردن پرونده در فرمت مناسب

اگر شما می‌خواهید تا پرونده خود را با فرمت دیگری ذخیره‌سازی کنید می‌توانید در هنگام ذخیره‌سازی، از منوی کشویی‌ای که در پایین قسمت مربوط قرار دارد، فرمت‌های مدنظرتان را انتخاب کنید.

10. خاموش کردن ویژگیِ "نقل قولِ هوشمند”

اگر شما متنی را از نرم‌افزار Word کپی کرده‌اید و قصد دارید که در WordPress و یا سیستم‌های وبلاگی دیگر رها کنید، ابتدا باید ویژگی Smart Quotes را خاموش‌کنید وگرنه، مطلب شما قالبی عجیب به خود خواهد گرفت. برای انجام این کار مسیر زیر را طی کنید.

File> Options > Proofing > AutoCorrect Options> AutoFormat

سپس تیک جعبه‌ی Straight quotes” with "smart quotes” را بردارید و بر روی OK کلیک کنید.